Samarinda– Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kaltim melaksanakan pemusnahan arsip pada Selasa (5/11/2024) di Aula Dispora Kaltim. Pemusnahan arsip ini mencakup arsip rutin, keuangan, dan operasional dari periode 2005 hingga 2011 yang sudah tidak terpakai lagi.
Kegiatan ini bertujuan untuk mengurangi beban penyimpanan arsip di Organisasi Perangkat Daerah (OPD), sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam pengelolaan arsip negara.
Plh Kepala Dispora Kaltim, Sri Wartini, menjelaskan bahwa pemusnahan ini merupakan bagian dari upaya untuk mengelola arsip secara efisien dan sesuai dengan regulasi.
“Arsip yang dimusnahkan termasuk arsip substantif dan fasilitatif yang sudah tidak terpakai. Untuk arsip keuangan, residensinya adalah 10 tahun, jadi sudah waktunya untuk dimusnahkan,” ujar Sri Wartini.
Lebih lanjut, Rasman, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga (PPO) Dispora Kaltim, menekankan bahwa pemusnahan arsip tidak hanya dilakukan secara fisik, tetapi juga melalui proses digitalisasi. Sebelum dimusnahkan, semua arsip telah dialihkan ke bentuk digital agar tetap dapat diakses jika diperlukan di masa mendatang, terutama untuk kepentingan hukum.
“Sebelum dimusnahkan, arsip-arsip tersebut telah dialihkan ke bentuk digital. Ini penting agar dokumen yang berpotensi bernilai, terutama dalam kondisi hukum, tetap dapat diakses,” jelas Rasman.
Dia juga menambahkan bahwa digitalisasi arsip merupakan kewajiban bagi setiap OPD untuk memastikan keberlanjutan dokumen penting.
“Dokumen tersebut sangat berharga, terutama dalam situasi hukum tertentu. Jadi, digitalisasi adalah solusi untuk memastikan dokumen tetap ada dan bisa diakses kapan saja jika diperlukan,” tambahnya.
Selain pemusnahan arsip, Dispora Kaltim juga menyerahkan arsip statis periode 2008-2011 kepada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim untuk dikelola lebih lanjut.
Arsip statis ini akan dikelola oleh DPK Kaltim sesuai dengan prosedur dan peraturan yang berlaku, sehingga dapat dipertahankan dengan baik dan dapat diakses untuk keperluan di masa depan.(Adv/Dispora Kaltim)
