Kutai Kartanegara ā Asisten III Setdakab Kukar, Dafip Haryanto, secara resmi membuka Rapat Penilaian Arsip Usul Musnah 2025. Kegiatan ini berlangsung di Ruang Rapat Aji Imbut, lantai III Sekretariat Daerah Kukar, Rabu (18/06/2025).
Rapat ini diselenggarakan oleh Unit Pengelola Layanan Operasional dan Pengolah Data Bagian Umum Setkab Kukar, dengan peserta dari Unit Kearsipan Sekretariat Daerah dan Unit Pengolah Pencipta Arsip dari dua lingkungan Setkab Kukar.
Hadir sebagai narasumber, Varia Fadillah selaku Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kukar. Turut hadir pula Siti Noergaimah, Arsiparis Ahli Muda dari dinas yang sama.
Dalam sambutannya, Dafip menyampaikan bahwa arsip memiliki berbagai manfaat penting. Di antaranya sebagai sumber informasi, sejarah, bukti hukum, hingga sumber pengetahuan. Selain itu, arsip juga dapat mendukung proses pengambilan keputusan, pengawasan kegiatan, serta pelestarian informasi penting bagi organisasi maupun individu.
Menurutnya, dengan adanya dokumentasi arsip yang baik, pimpinan organisasi akan lebih mudah melakukan pemantauan, evaluasi kinerja, pengelolaan anggaran, hingga pencapaian tujuan. Pengelolaan arsip yang tepat mendukung terciptanya tata kelola organisasi yang baik, mulai dari aspek transparansi, akuntabilitas, hingga efisiensi. Arsip juga berfungsi sebagai bukti atas setiap tindakan yang dilakukan, serta memudahkan proses audit dan pengawasan.
āSaya berharap peran serta seluruh Kepala Bagian di lingkungan Setkab Kukar, khususnya anggota Unit Kearsipan serta seluruh anggota Unit Pengolah Pencipta Arsip untuk aktif melaporkan kegiatan kearsipannya. Akan ada tindakan tegas kepada pihak pengelola arsip di tiap ā tiap bagian yang lalai atau tidak mengindahkannya,ā jelas Dafip.
Dalam kesempatan tersebut, Varia Fadillah menjelaskan bahwa pemusnahan arsip bertujuan untuk menghemat ruang penyimpanan dokumen serta meningkatkan efisiensi dengan mengendalikan pertumbuhan arsip. Selain itu, langkah ini juga membantu menyederhanakan ruang arsip agar dokumen penting lebih mudah ditemukan. Arsip yang dimusnahkan adalah dokumen yang sudah kedaluwarsa atau melewati masa simpan dan dinilai tidak lagi memiliki nilai guna, baik untuk kepentingan organisasi maupun nasional.
Varia juga mengingatkan adanya sanksi administratif bagi pihak yang melanggar ketentuan pengelolaan arsip, sebagaimana diatur dalam Perda Kukar Nomor 02 Tahun 2023 Pasal 63. Sanksi tersebut mulai dari teguran tertulis, penundaan kenaikan gaji, hingga penurunan pangkat.
Untuk prosedur usul pemusnahan arsip, unit kearsipan harus menyerahkan arsip yang akan dimusnahkan kepada Arsip Nasional atau Lembaga Kearsipan Daerah (LKD). LKD menyediakan berbagai layanan kearsipan, seperti penyusunan pedoman, konsultasi, penelitian, penataan arsip, penggandaan, alih media, hingga restorasi arsip.
Pemda juga memiliki kewenangan menjalin kerja sama dalam bidang kearsipan, sesuai ketentuan Pasal 5 Peraturan Kepala ANRI Nomor 25 Tahun 2012. Prosedur pemusnahan arsip ini berlaku untuk lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN/BUMD, perusahaan swasta, hingga perguruan tinggi.
